Как правильно написать и оформить деловое письмо.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО составляется, как правило, в официально- деловом стиле. Официальный язык отличается ясностью, точностью, лаконичностью.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО должно быть кратким, по существу дела и хорошо читаемым. В одном письме излагается ОДИН вопрос, который впоследствии будет адресован конкретному исполнителю.
Деловое письмо излагается во МНОЖЕСТВЕННОМ или в ЕДИНСТВЕННОМ числе. Например, УП «Галант» сообщает… или Сообщаем….
При составлении
делового письма необходимо учесть несколько ОБЩЕПРИНЯТЫХ ПРАВИЛ:
- ПОЛЯ письма должны быть достаточными, чтобы подшить документ и сделать, при необходимости, на полях заметки.
- ШРИФТ письма должен быть стандартным, например, Times New Roman , размером 12пт с одинарным межстрочным интервалом и одинаковым на протяжении всего текста.
- НУМЕРАЦИЯ страниц необходима, если письмо содержит более двух страниц и приложения. Страницы нумеруют в правом нижнем углу листа.
Деловое письмо СОСТОИТ из следующих составляющих: - Шапка письма
- Содержание
- Приложения
- Подпись
- Исполнитель
1. ШАПКА ПИСЬМА. Унитарное предприятие «ГАЛАНТ»
Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18
Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745
E-mail: info@forumprofit.ru
Веб-сайт http://www.forum-profit.ru
Банковские реквизиты:
Р/с № 40802810300220001275
в ОАО «УралСиб» г. Москва
К/с 30101810100000000768
БИК 044525768
ИНН/КПП 771465026078/0
05.02.2010 № 7-02
На № 3 от 25.01.2010
ООО Альфа»
Коммерческому директору
А. В. Розанову
или
Коммерческому директору
ООО Альфа»
Розанову А. В.
О поставке оборудования
Уважаемый Александр Васильевич!
КОММЕНТАРИЙ:
Деловое письмо оформляется на фирменном бланке. В ЛЕВОМ ВЕРХНЕМ углу находятся полные данные об организации.
• Наименование фирмы или организации
• Юридический или физический адрес
• Телефоны/ факс
• E-mail и адрес сайта (если имеется)
• Банковские реквизиты
• Исходящий регистрационный номер
• Входящий номер письма, на которое дается ответ
СПРАВА, на уровне исходящего номера или чуть ниже, размещается обращение к адресату, которое содержит:
• Наименование организации
• Должность адресата
• ФИО
В примере приведены два варианта последовательности обращения. Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.
С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь.
ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.
2. СОДЕРЖАНИЕ. По содержанию и предназначению
деловое письмо может быть:
• Информационным
• Гарантийным
• Рекламационным
• Коммерческим
• Письмом запросом
• Письмом ответом
• Письмом приглашением и др.
В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма. Во ВТОРОЙ части излагается принятое решение, просьба, предложение и тому подобное. Каждая часть начинается с НОВОГО абзаца. Для
деловых писем используются унифицированные словосочетания, например:
На ваше предложение от….. сообщаем…
Рассмотрев Вашу претензию от …, УП «Галант» сообщает следующее…
Согласно Вашей просьбе…
В связи с распоряжением…
Ввиду принятых обязательств…
В связи с вышеизложенным…
На Ваше предложение от 25.01.2010года сообщаем, что готовы к сотрудничеству при условии поставки оборудования с рассрочкой платежа. (первая часть)
Просим выслать проект договора поставки оборудования. (вторая часть)
3. ПРИЛОЖЕНИЯ.
С письмом могут высылаться дополнительные документы, расчеты и так далее.
В этом случае, после основного текста указывается, что имеются приложения и количество листов в приложении. Если приложений несколько, то имеет смысл перечислить приложения.
Прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. План расстановки оборудования
2. Перечень требуемого оборудования
4. ПОДПИСЬ. Любое письмо подписывается должностным лицом, с указанием должности и расшифровкой подписи. Не допускается перед наименованием должности указывать «за» и другие символы. Вполне допустимо добавить «С уважением».
С уважением,
Директор УП «ГАЛАНТ» /подпись/ С. П. Киреев
5. ИСПОЛНИТЕЛЬ. Заканчивается
деловое письмо указанием исполнителя, то есть лица, который занимается данным вопросом. В информации об исполнителе указывается ФИО, желательно полностью, и контактный телефон, можно указать должность. Информация об исполнителе печатается шрифтом на одну или две единицы МЕНЬШЕ основного.
Исп. Фомин Алексей Юрьевич
Тел. 660-3789, моб. 79-263-444-122
____________________________________________
Права на статью принадлежат
FORUM-PROFIT.RU -
форуму о заработке