Каждое деловое письмо должно соответствовать определенной базовой структуре и стилю письма. Деловые письма могут отличаться, но требования к расположению основных элементов его содержания, остаются неизменными на протяжении не одного десятка лет.
Основная, главная структура делового письма включает следующие части:
1. Вводная часть;
2. Основное содержание;
3. Заключительная часть.
Первая часть любого, хорошо составленного, делового письма должна содержать «шапку» письма. Это те данные, которые мы видим на фирменных бланках справа или слева вверху деловых писем. Фирменный бланк, как правило, содержит имя автора (или название компании) делового письма, адрес автора (или компании) – что представляет собой название улицы, города и страны.
Под фирменным бланком на левой стороне автор должен четко указать адрес и прочие реквизиты получателя делового письма. Также на страницах делового письма должна быть нумерация для удобного ориентирования.
Затем начинается вводная часть делового письма. Очень важным моментом является выдержанность стиля. Вне зависимости от типа делового письма вводная часть пишется с применением тех же стилистических особенностей, что и последующие его части.
Основное содержание хорошего делового письма несет в себе объяснение, почему автор написал это деловое письмо (я пишу, потому что…). Всегда стоит приводит причину для увязки первых строк письма и его основного смысла. В первую очередь это делается для понимания цели получателем.
После вводных предложений можно провести горизонтальную линию и преступать к основному блоку делового письма, который можно условно разбить на три сегмента.
Первый сегмент известен как начало основной части. Оно должно содержать представление, обычно в одном предложении, об авторе делового письма, или компании, которую он представляет.
Затем следует приступить к написанию «главного сообщения» - развернутую цель данного делового письма. Главное сообщение должно быть написано явно и быть максимально прямым, важно, чтобы читатель понял суть уже после первого прочтения.
Приступая к третьему сегменту основной части делового письма, автор должен написать свои предложения в непринужденном стиле. Желательно в виде одного предложения. Получатель должен ощутить профессионализм и лаконичность, а не разбрасывание словами.
После написания всей основной части автор должен провести горизонтальную черту и начать писать заключительную часть делового письма. В заключительной части следует написать несколько слов с проявлением уважения к читателю и суммированием всего того, что мы хотим, чтобы он сделал для нас. Заключительным пунктом является подпись, оставленная лично рукой автора или доверенного лица компании, отмечено его положение в фирме.
Неправильно структурированное деловое письмо может сразу понизить его ценность в глазах получателя. В деловом мире нет времени на выделении главного, анализа, особенно если просят не Вас, а Вы. Хорошо структурированное деловое письмо поможет не только составить о Вас положительное мнение, но и действительно привести к положительным последствиям от переговоров.