Как написать деловое письмо-ответ

Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры


Фото по теме
Получая сообщения от партнера по бизнесу, многие стараются как можно быстрее ответить на полученный запрос, чтобы не заставлять ждать партнера. И это правильно - время в этом случае нередко имеет значение, которое трудно переоценить. Но не задумываясь особо о форме ответа, мало кто думает, что этим он может нанести удар по репутации компании. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере .

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Шаг - 1
Для начала внимательно изучите вопросы, изложенные в письме контрагента. Подготовьте краткий вариант ответа по каждому из пунктов, если таковых в нем несколько. Теперь приступите к оформлению письма-ответа на запрос. Для этого возьмите фирменный бланк компании, с нанесенными на нем логотипом и реквизитами фирмы. Если такого не существует, наберите шапку письма, указав в ней необходимые сведения, вручную. Размещение реквизитов в письме очень ценно для вашего бизнес-партнера. Предлагая их в каждом сообщении, вы избавляете его от необходимости каждый раз разыскивать их в стопке бумаг или компьютерных файлах, а также от необходимости делать отдельный запрос по реквизитам при желании составить новый договор или оплатить счет. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 2
В правом верхнем углу напишите реквизиты адресата письма. Здесь укажите наименование организации, должность автора запроса и его ФИО. Напротив, в левом углу выделите строчки для исходящего номера, который будет присвоен документу при регистрации, и даты. Наименование документа в таком случае не пишется. Начните сразу с обращения по имени и отчеству, после слова «Уважаемый». В содержательной части письма первыми словами будет «В ответ на ваше письмо сообщаем» (запрос, требование и т.д.). Далее распишите по пунктам все заготовленные ответы, придерживаясь такой порядковой нумерации, которая была в исходном письме. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг - 3
В заключительной части выразите просьбу, пожелание или требования, не забывая придерживаться уважительного тона, делового стиля письма и следить за грамотностью. Завершите письмо словами «С уважением» и назовите свои ФИО, а также занимаемую должность. Кроме того, напишите здесь ваш телефон для связи и e-mail, если хотите получить ответное письмо или комментарии по поводу сказанного в письме.

Дополнительная информация и полезные советы эксперта по вопросам работы и карьеры

Если вам, по долгу службы, часто приходится писать ответы на однотипные запросы, разработайте и сохраните образец письма, следуя вышеизложенным рекомендациям. Он должен включать в себя ключевые фразы и поля для свободного заполнения, подготовленные для внесения изменяющейся информации .
Надеемся ответ на вопрос - Как написать деловое письмо-ответ - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.

Ключевые теги: Работа и карьера