Деловые письма следует отличать от личной переписки. К их написанию нужно подходить с особенной бдительностью. Тема таких писем остается животрепещущей и в истинное время. Их направляют друг другу партнеры, работодатели работникам и напротив. Существует ряд правил, отступление от которых при написании деловых писем неприемлимо.
Вам понадобится:
- документы предприятия;
- реквизиты адресата;
- цель составления письма.
Инструкция:
1. В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка меж различными компаниями, то нужно указать юридический адресок предприятия, куда будет ориентировано письмо.
2. В центре листа напишите воззвание к адресату. Непременно следует почтительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке, потому это нужно учесть.
3. Содержание делового письма должно начинаться с вступления, действия, которые послужили появлению определенной ситуации. Дальше для вас следует указать основную цель письма, по которой и идет его составление. Это может быть приглашение, к примеру, на выставку, поздравление с какой-нибудь значимой датой, принесение соболезнований, коммерческое либо другого рода предложение, запрос о некий инфы, ответ на аналогичное письмо, выражение просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие написать вас деловое письмо.
4. После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы вожделели бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете собственному партнеру ознакомиться с возникновением новейшей продукции, то результат может быть написан последующим образом: «Надеюсь (возлагаем надежды), что вы оцените качество новых продуктов».
5. К письму нужно приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новейшей продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию продуктов.
6. Как правило, заканчивать деловое письмо нужно словами: «С почтением», дальше укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адресок места нахождения предприятия, адресок электрической почты.