Деловое письмо

Виды деловых писем

Деловые письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам, являясь одним из основных средств обмена информацией. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне.

Деловая переписка может быть внутренней и внешней:

• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.п.
• Внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т.п.

По содержанию писем можно выделить такие категории:

• Коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов.
• Деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.
• Нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.
• Личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.
• Пресс-релизы: письма для прессы.

По форме деловые письма могут быть:

• письмо-напоминание - факт напоминания;
• гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
• письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
• письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;
• информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
• письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
• инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
• сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;
• письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т.д

.