Simple Business Letter

Деловая корреспонденция дает адресату первое представление о Вашей компании и формирует ее имидж. Первоклассные специалисты заботятся about using the language with confidence для максимального соответствия высоким запросам своих партнеров. По данным портала rabota.ua, 49% украинцев применяют знание иностранного языка на рабочем месте, что говорит о масштабности вопроса [1]. So, Ladies and Gentlemen (других здесь не вижу), let's go to business.

Д'артаньян, эта дорога ведет к дому Бонасье, Лондон левее.
Фраза из кинофильма "Д'артаньян и три мушкетера"

Речь пойдет, как Вы, наверное, догадались, о правильности указания координат предприятий. Навигация: адрес отправителя пишется над адресом получателя в правом верхнем углу. В некоторых странах, в частности в Великобритании, имя отправителя в адресе вовсе не указывается.

Адрес получателя располагается слева относительно центра основного сообщения.



Последовательность в указании адреса получателя для UK следующая:
1. Название дома или здания;
2. Номер дома и наименование улицы, проспекта и т.п.
3. Город и почтовый индекс
4. Страна

Inductrial House
34-41 Craig Road
Bolton
BL48TE
UK

В других странах название здания может отсутствовать, а индекс и город меняться местами [2, с.10].

Теперь кое-что о форме собственности. Ltd - обозначает ограниченную ответственность и употребляется как в названии акционерных обществ, так и в названиях компаний с двумя владельцами.

Plc - (public limited company) - открытое акционерное общество, в США используется сокращение Inc. (incorporated).

Абривиатура &Co (and Co), знакомая нам по голливудским фильмам, обозначает партнерство двух и более человек. Такие общества могут быть как с ограниченной, так и с полной ответственностью.

Для предприятий, владельцами которых являются члены одной семьи используется Son/s, Bros (Brothers), or Daughter/s.

Если абривиатуры Ltd или &Co отсутствуют после названия компании, то это верный признак того, что компанией владеет один человек [2, с. 12].

Если Вы точно знаете фамилию и имя получателя, то их необходимо указать в первой строке адреса, например, Mr J.E. Oliver или Mr John Oliver, но не Mr Oliver. Сокращенную форму - Mr Oliver нужно использовать в приветственной части письма.

Если возникла ситуация no connection, т.е. вы не знакомы с получателем, то адресовать письмо можно в определенное подразделение предприятия или должностному лицу, например, The Sales Department, The Sales Manager.

Практический пример письма [2, с.9].
Bredgade 51
DK 1260
Copenhagen K
DENMARK

6 May 2011

Compuvision Ltd
Warwick House
Warwick Street
Forest Hill
London SE23 1JF
UK

For the attention of the Sales Manager

Dear Sir or Madam
Please would you send me details of your DVD video systems. I am particularly interested in the Omega range.

Yours faithfully

(Ms) B.Kaasen

Девица? - Нет уже.

Фраза из кинофильма "Петр І"

Речь идет о значении пола и семейного положення в обращении. Напоминаем:
Mr - употребляется, если Вы обращаетесь к мужчинам;
Mrs - замужним дамам;
Miss - незамужним леди;
Ms - семейное положение женщины не известно;
Messrs используется для обращения к двум и более мужчинам, например: Messrs P. Simmons and J. Clarc.
Более современный вариант - часть имени компании, e.g. Messrs Jones, Crane & Co [2 p.8].

What date is it today?

При обозначении даты не стоит употреблять цифры в названии месяца, поскольку в разных странах порядок обозначения разный. Например, 12.04.11 означает 12 апреля 2011 в британском английском, но 4 декабря 2011 в американском, где применяется порядок месяц-день-год.
Вы можете писать даты с аббревиатурами -th, nd или без, т.е. 25th March или 25 March, однако будьте последовательны в своей переписке.

Если что не камильфо, то просим пардону.
(фраза из кинофильма "Каникулы Петрова и Васечкина..."

Для англоязычных стран характерна следующая структура письма:

1. Привлечение интереса -> 2. Вежливая просьба -> 3. Описание действия

Примеp письма, в котором мистер Хагис просит своего поставщика мистера Клиффа предоставить два новых товара на пробу [2, с.26].


Dear Mr Cliff

A lot of customers have been asking about your bookcase and coffee-table assembly kits (above cat. nos). We would like to test the market and have 6 sets of each kit on approval before placing a firm order. I can supply trade references if necessary.
I attach a provisional order (No. B 1463) in anticipation of your agreement. There is no hurry, so you can send these with your next delivery to Swansea.

Many thanks
Robert Hughes


Как видим, есть некоторые культурологические особенности: бизнесмены русскоязычных стран предпочитают цель письма предварять значительной объяснительной частью с ссылками на контакты. Практичные американцы в начале сообщения апеллируют к непосредственной выгоде адресата, а уже потом вдаются в подробности [3, с.8].

Для деловой корреспонденции англоязычных стран также характерно обязательное наличие обращения. Причем, если Вы обращаетесь к кому-либо по имени, то традиционное окончание - Your sincerely. Если Вы не знакомы с адресатом или обращаетесь к нескольким людям, то начало письма - Dear Sir or Madam, а окончание - Your faithfully. Альтернативные формы окончания делового письма - Many thanks / We hope to hear from you soon.

Советуем также удостоверится, что письмо точно содержит информацию о названии продукта, который может заинтересовать адресата или ссылку на веб-сайт, если у компании таковой имеется.Напоследок напомним: Ваши реквизиты должны максимально помочь Вашему корреспонденту выйти с Вами на связь. Поэтому после подписи крайне важно указывать имя и, если это удобно, название Вашей должности. Данкешен за внимание и хороших Вам писем, вежливых и информативных.

Литература:
1. Половина украинцев пользуется иностранными языками в работе // Исследование портала rabota.ua. - [Электронный ресурс].
2. A. Ashley. Oxford Handbook of Commercial Correspondence. New edition / Oxford University Press. - 304 р.
3. О.А. Безнаева. Когнитивная модель организации текста делового письма и специфика ее реализации в текстах аутентичных и неаутентичных деловых писем на английском языке // Теория и практика лингвистических и методических исследований: Материалы IX Ломоносовских научных студенческих и аспирантских чтений (Архангельск, 26-27 апреля 2007г.)

Опанасенко Марина, администратор InterClass